Автоматизация бизнес процессов – это перевод стандартных, бытовых задач под контроль специальных сервисов. Она дает возможность улучшить показатели производительности труда и эффективности управления. Оформлять заказы клиентов, выставлять им счета и прочее можно без участия людей.
Для чего нужна автоматизация бизнес процессов компании
Автоматизация бизнес процессов предприятия необходима для того, чтобы масштабировать дело. Когда организация начинает расти, то многие стандартные процессы, за счет роста их количества отнимают слишком много времени. Если в самом начале автоматизация малого бизнеса не всегда уместна, то по мере роста без этого не обойтись. Выписать 10 счетов клиентам, это не то же самое, что выставить 1 000 счетов. И это относится ко всем процессам: от найма работников до контроля закупок.
Автоматизация бизнеса полезна для компании по следующим причинам:
- Повышение прибыли. Автоматизация бизнеса компании позволит работать с большим количеством клиентов при привлечении меньшего числа сотрудников. Когда рутина выполняется при помощи специальных сервисов и программ и вмешательство требуется только при возникновении нештатных ситуаций доходы повышаются, а затраты на работников снижаются. Можно улучшить качество персонала за счет повышения заработной платы имеющимся сотрудникам.
- Экономия времени. Отдельные задачи, которые выполняют работники не приносят прибыли. Однако, выполнять их необходимо поскольку все процессы остановятся. Автоматизация организации бизнеса позволяет делегировать их. Менеджеры выполняют только задачи, повышающие прибыль и требующие творческих решений. Рутинные процессы совершаются автоматически.
- Повышается точность выполнения задач. Отличный пример — это автоматизация информационного бизнеса. Намного проще если клиент самостоятельно заполнит все данные о себе, об оплате, адресе доставки и прочее. Человек может ошибиться и отправить товар не туда. При работе системы такое встречается гораздо реже.
- Растет качество работы. Когда компания большая, отдельные процессы становится нереально сделать вручную или это стоит больших усилий. Например, сложно обзвонить тысячу человек после участия в конференции в течение одного дня. Компания https://www.Evomatics.ru поможет вам автоматизировать бизнес процессы. Например, можно отправить сообщения всем клиентам по СМС или электронной почте либо организовать автообзвон при помощи робота.
Вот пример как автоматизация управления бизнес процессами влияет на работу компании:
| Без автоматизации | Все работает самостоятельно |
|---|---|
| Сотрудник самостоятельно заполняет анкету клиента и выставляет ему счет. | Клиент сам указывает все требуемые данные. |
| Сотрудник обзванивает каждого клиента и уточняет необходимые реквизиты. | Клиент получает уведомление со всеми указанными реквизитами. Он должен самостоятельно проверить точность их заполнения и исправить если есть ошибка. |
| Работник вручную составляет счет. При этом он может допустить ошибку. | При оплате счета работник только получает соответствующее уведомление. Товар самостоятельно уезжает со склада. |
| Составленный счет отправляется покупателю. | |
| Работник должен звонить в бухгалтерию проверять прошла ли оплата. | |
| И только после того, как подтвердят платёж товар уходит к клиенту. |
Одним из лучших примеров комплексной автоматизации бизнеса в истории можно считать переход к конвейерному производству. Это позволило сократить количество времени на изготовление каждой единицы товара, уменьшить количество персонала и снизить затраты. Все процессы от закупки сырья и до продажи продукта стали происходить автоматически, без контроля руководства компании.
Разновидности автоматизации
Существует два основных направления автоматизации управления бизнесом:
- Улучшение основных процессов. В эту категорию входит общение с клиентами, управление реализацией товаров. При автоматизации компания повышает качество продукции, повышает показатели продаж и как следствие прибыль растет.
- Оптимизация вспомогательных процессов. В эту категорию входит ведение отчетности, бухгалтерия и прочее. Автоматизация таких процессов не приводит напрямую к повышению прибыли. Однако это позволяет заметно снизить время выполнения рутинных задач.
Заключение
Система автоматизации бизнеса позволяет доверить выполнение рутинных процессов автоматическим сервисам. Это дает возможность разгрузить персонал и сосредоточить внимание работников на творческих задачах.
